Guide för städavtalshantering i kommunen

Varför är det viktigt med tydliga städavtal?

Ett tydligt städavtal hjälper både den som utför städningen och den som får lokalerna städade. Det gör att kostnader och intäkter hamnar på rätt ställe i kommunens ekonomisystem, vilket ger bättre uppföljning och kontroll för alla inblandade. Nedan beskrivs bakgrunden till ett enkelt program för att systematisera kopplingen mellan städavtal och kontering. Med hjälp av IT, BI (Power BI!?) och programmering kan det säkert blir lättare att gå från avtal till korrekt kontering. På något sätt vore det önskvärt att systematisera och förenkla uppdateringen av inläsningsfilen till ekonomisystemet när städavtal tillkommer eller omförhandlas

Vad behöver förtydligas i avtalet?

Typ av städning

I avtalet behöver det framgå vilka städtjänster som ska utföras:

Vanlig återkommande städning (aktivitet 8036)
Storstädning (aktivitet 8032)
Fönsterputs (aktivitet 8035)

Vem utför städningen?

Det är viktigt att specificera vilken enhet som ansvarar för städningen. Detta markeras med särskilda ansvarskoder i systemet. För intäkter så har vi inom Site 1 ansvar 41611, 41612, inom Site 2 har vi 41621, 41622 och inom Site 3 har vi 41623, 41632 eller 41633 som gäller. För fönsterputs är det oftast Site 1:2 (ansvar 41612) som utför arbetet (verksamhet 9347).

Var ska det städas?

För att intäkterna ska bokföras rätt behöver det framgå vilken verksamhet som får städningen utförd. Detta anges med en särskild motpartskod:

120 för UTBildning
130 för OMSorg
150 för Stadsledningsförvaltning
162 för Kulturförvaltningen
170 för Individ och familjeförvaltningen
180 för Teknik och Fritid
med flera

Särskild märkning (objektkod)

Ibland behövs en särskild märkning av städavtalet, en så kallad objektkod. Det finns fyra vanliga sätt att hantera detta:

1. Samma märkning överallt (typ 2a)

Exempel: Fäladen stödboende har samma märkning (8964) på alla poster

2. Ingen särskild märkning (typ 2b)

Exempel: Borstahusen bod/fikarum behöver ingen särskild märkning

3. Märkning endast på intäktssidan (typ 2c)

Exempel: Tellus idrottsvägen har särskild märkning (8948) bara på intäkterna

4. Märkning endast på kostnadssidan (typ 2d)

Exempel: Emaljgatan IT har särskild märkning (5736) bara på kostnaderna

Mer befintliga städavtal

Fördelar med tydliga avtal

Enklare uppföljning av kostnader och intäkter
Rätt kostnader hamnar på rätt ställe
Tydligt för både utförare och beställare
Underlättar budgetplanering och ekonomisk uppföljning

Hur programmet - städavtalshantering - hjälper till

Programmet hjälper till att:

Registrera alla viktiga delar av städavtalet
Skapa rätt kontering automatiskt
Hålla ordning på olika typer av städning
Exportera färdiga bokföringsunderlag till en Excelfil

Genom att mata in rätt information från början skapas automatiskt korrekta konteringar som följer kommunens regler för ekonomisk redovisning.

Detta är ett levande system som kommer att förenkla hanteringen av städavtal för alla inblandade parter i kommunen.

Guide för tydliga städavtal i kommunen